•  Thông báo lập văn phòng đại diện:

 Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ và chính xác các thông tin như mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, tên dự kiến của văn phòng đại diện, địa chỉ đặt trụ sở, nội dung hoạt động, thông tin người đứng đầu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

• Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện:

 Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có thể bao gồm quyết định và biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền. Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, cần có quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên. Đối với công ty cổ phần, hồ sơ cần có quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị. Riêng công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp chuẩn bị quyết định của chủ sở hữu công ty hoặc cơ quan có thẩm quyền theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

• Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện

 Trong quá trình thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ pháp lý của cá nhân được bổ nhiệm làm người đứng đầu văn phòng đại diện. Tùy trường hợp, giấy tờ có thể là căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Người đứng đầu văn phòng đại diện không bắt buộc phải là thành viên góp vốn hoặc cổ đông của doanh nghiệp.

• Về việc ủy quyền thực hiện thủ tục: 

 Trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần lập văn bản ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thay mặt mình nộp và xử lý hồ sơ. Người được ủy quyền cần cung cấp giấy tờ pháp lý cá nhân theo quy định để hoàn thiện hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện.

Quy trình thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện:

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ

 Văn phòng luật sư Hãng luật DHP cung cấp trọn gói dịch vụ soạn thảo và rà soát hồ sơ nhanh chóng và hiệu quả theo yêu cầu của quý khách hàng dựa trên trình tự thủ tục được quy định theo pháp luật hiện hành. 

Bước 2: Nộp hồ sơ

 Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện được đặt. Tuy nhiên hiện nay, nên ưu tiên nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ những nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp căn cứ vào thông báo để hoàn thiện hồ sơ và tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện theo quy định.

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận, cần tiến hành các công việc như treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện, thông báo về việc hoạt động với cơ quan quản lý địa phương nếu có yêu cầu đặc thù và thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan.

Các nghĩa vụ tài chính và thuế sau khi mở văn phòng đại diện

Sau khi thành lập, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, tài chính và chế độ báo cáo theo quy định nhằm đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện đúng pháp luật.

Lệ phí môn bài của văn phòng đại diện

Vấn đề lệ phí môn bài cần được xác định dựa trên chức năng và hoạt động thực tế của văn phòng đại diện. Trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì có thể phát sinh nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo quy định. Nếu văn phòng chỉ thực hiện chức năng đại diện, giao dịch, xúc tiến thương mại và không trực tiếp kinh doanh, doanh nghiệp cần căn cứ quy định hiện hành để xác định nghĩa vụ thuế, lệ phí cụ thể.

Do đó, sau khi hoàn tất thông báo lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp nên rà soát nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý để đảm bảo việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ tài chính được chính xác, tránh phát sinh vi phạm không đáng có.

Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên

Trường hợp văn phòng đại diện có nhân sự làm việc, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, bao gồm khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo quy định. Đồng thời, các khoản tiền lương, tiền công và nghĩa vụ bảo hiểm của người lao động cũng cần được quản lý, hạch toán đầy đủ để thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết.

Chế độ báo cáo và sử dụng hóa đơn

Do văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp kinh doanh nên về nguyên tắc không thực hiện hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ để phát sinh doanh thu và xuất hóa đơn như chi nhánh có hoạt động kinh doanh. Các khoản chi phí phục vụ hoạt động của văn phòng thường được doanh nghiệp chủ quản cấp kinh phí và theo dõi, hạch toán theo cơ chế phù hợp.

Việc xây dựng hệ thống quản lý chứng từ, chi phí và báo cáo nội bộ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động của văn phòng đại diện. Đây cũng là một trong những kinh nghiệm mở văn phòng đại diện quan trọng, giúp hạn chế sai sót trong quá trình quản lý tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc liên quan đến pháp luật:

HÃNG LUẬT DHP

HÃNG LUẬT DHP trụ sở chính: Tòa nhà The Manor 2, Số 91 Nguyễn Hữu Cảnh, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh

HÃNG LUẬT DHP Văn phòng Hà Nội: Biệt thự VA03A – 9 Villa Hoàng Thành, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội

HÃNG LUẬT DHP Văn phòng Phú Quốc: Số 25 Hùng Vương, P. Dương Đông, TP. Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang

HÃNG LUẬT DHP Văn phòng Miền Tây Nam Bộ: Số 42 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, TP. Bạc Liêu, tỉnh Bạc Liêu.

Hotline: 0868335186

Email: luatdhp@gmail.com

Website: dhplaw.vn