Một trong các tranh chấp lao động phổ biến hiện nay giữa doanh nghiệp và người lao động là tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động trái pháp luật. Có nghĩa là khi xảy ra trường hợp người lao động vi phạm nội quy lao động, Bộ luật lao động thì doanh nghiệp tiến hành xử lý kỷ luật lao động và có xảy ra các ý kiến trái chiều, thậm chí là tranh chấp tại Tòa án liên quan đến chuyện đúng sai trong các thủ tục này.
Do đó, để doanh nghiệp có thể áp dụng Bộ luật lao động và các quy định pháp luật đúng nhất trong thủ tục, trình tự xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm, các luật sư Hãng luật DHP đã xây dựng quy trình xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp để các doanh nghiệp tham khảo, áp dụng.
Quy trình này quy định trách nhiệm, trình tự xử lý kỷ luật lao động được kịp thời, hiệu quả, đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động, dịch vụ, kinh doanh.
Lập biên bản hành vi vi phạm
- khi phát hiện và có chứng cứ về hành vi vi phạm ( sau đây viết tắt là HVVP):
- Trường hợp phát hiện Người lai động (sau đây viết tắt là NLĐ) có HVVP kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra HVVP, Người quản lý trực tiếp NLĐ kết hợp với Bộ phận nhân sự tiếp nhận thông tin và ngay lập tức tiến hành lập Biên bản phát hiện hành vi vi phạm của NLĐ.
- Trường hợp phát hiện NLĐ có HVVP kỷ luật lao động sau thời điểm xảy ra HVVP, Người quản lý trực tiếp NLĐ kết hợp với Bộ phận nhân sự tiếp nhận thông tin và ngay lập tức tiến hành lập Biên bản ghi nhận hành vi vi phạm của NLĐ.
2. khi không thể phát hiện HVVP: Trường hợp Người quản lý trực tiếp NLĐ hoặc Bộ phận nhân sự tiếp nhận thông tin sự việc xảy ra nhưng không thể phát hiện HVVP, bộ phận nhân sự yêu cầu NLĐ có liên quan làm và gửi lại cho bộ phận nhân sự Bản Tường trình diễn biến sự việc để có thể ghi lại toàn bộ sự việc xảy ra.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập Biên bản phát hiện hành vi vi phạm của NLĐ theo theo điểm 1.1.1 bước này, bộ phận nhân sự phải thông báo theo Thông báo phát hiện sự việc đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của NLĐ (nếu tại thời điểm thông báo, NLĐ dưới 18 tuổi) về việc có HVVP.
Đề xuất phương án xử lý
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày lập Biên bản hoặc nhận được Bản tường trình tại Bước 1 Quy trình này:
1.Trưởng bộ phận nhân sự hoặc giám đốc nếu người bị xử lý kỷ luật là Trưởng bộ phận nhân sự lập Tờ trình đề xuất phương án xử lý kỷ luật lao động để xây dựng phương án xử lý kỷ luật lao động và trình lên giám đốc Công ty hoặc người được ủy quyền để xem xét và phê duyệt. Trưởng bộ phận nhân sự (hoặc giám đốc ) có thể phối hợp với các bộ phận có liên quan để được hỗ trợ.
2. Trường hợp HVVP của NLĐ mà có gây ra thiệt hại thì:
- Khi lập Tờ trình đề xuất phương án xử lý kỷ luật lao độngthì xác định, ghi nhận thiệt hại để kết hợp xem xét và phê duyệt cùng quy trình.
- Tuy nhiên, nếu HVVP gây ra thiệt hại nhưng không đến mức bị xử lý kỷ luật lao động/Công ty xem xét không kỷ luật lao động mà chỉ muốn buộc NLĐ phải bồi thường thiệt hại, thì Trưởng bộ phận nhân sự (hoặc giám đốc nếu người gây thiệt hại là Trưởng bộ phận nhân sự) không tiếp tục thực hiện theo Quy trình này, mà sử dụng các Biên bản đã lập hoặc Bản tường trình đã nhận được tại Bước 1 của Quy trình này, tiếp tục các bước tiếp theo tại Quy trình xử lý bồi thường thiệt hại của Công ty (bắt đầu thực hiện từ Bước 2 của Quy trình xử lý bồi thường thiệt hại của Công ty, không làm lại từ Bước 1).
Phê duyệt phương án xử lý kỷ luật lao động/phương án xử lý bồi thường thiệt hại.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Tờ trình của bộ phận nhân sự, giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền tiến hành xem xét, quyết định phê duyệt/không phê duyệt đề xuất phương án xử lý kỷ luật lao động phương án xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có). Cụ thể:
1.Trường hợp giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền không phê duyệt phương án xử lý kỷ luật lao động/ phương án xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có) trên Tờ trình đề xuất phương án xử lý kỷ luật lao động:
- Nếu giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền không phê duyệt và không có chỉ đạo khác, thì không xử lý kỷ luật lao động và/hoặc không xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có), kết thúc vụ việc, người phê duyệt đánh dấu “x” vào ô Kết Thúc trong Tờ trình, bộ phận nhân sự thực hiện lưu hồ sơ đã xử lý theo quy định văn thư lưu trữ của Công ty và chấm dứt thực hiện xử lý kỷ luật lao động và xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có).
- Nếu giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền không phê duyệt nhưng có ý kiến chỉ đạo khác thì không xử lý kỷ luật lao động và/hoặc không xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có), bộ phận nhân sự dựa trên ý kiến chỉ đạo khác của người phê duyệt trong Tờ trình để thực hiện. Sau khi thực hiện ý kiến chỉ đạo, thì bộ phận nhân sự thực hiện lưu hồ sơ đã xử lý theo quy định văn thư lưu trữ của Công ty.
2. Trường hợp giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đồng ý với đề xuất phương án xử lý kỷ luật lao động/phương án xử lý bồi thường thiệt hại(nếu có), hoặc có chỉ đạo kỷ luật bằng hình thức khác phù hợp với Nội quy lao động và quy định của pháp luật, thì căn cứ vào phê duyệt trên Tờ trình đề xuất phương án xử lý kỷ luật lao động:
- Bộ phận nhân sự tiếp tục thực hiện các thủ tục xử lý kỷ luật lao động và/hoặc xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có) theo quy trình này tại Bước 4.
- Nếu giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền chỉ đạo/phê duyệt việc “Tạm đình chỉ” thì bộ phận nhân sự thực hiện thủ tục tạm đình chỉ theo Quy trình này tại Bước 4.
- Nếu giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền chỉ đạo/phê duyệt việc thỏa thuận bồi thường thiệt hại thì bộ phận nhân sự thực hiện thủ tục thỏa thuận bồi thường thiệt hại theo Quy trình này tại Bước 4.
Thực hiện phương án phê duyệt
1.Trường hợp giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền phê duyệt tạm đình chỉ công việc tại Bước 3, bộ phận nhân sựlập Biên bản lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả phê duyệt và soạn thảo Quyết định tạm đình chỉ công việc. Khi nhận được được hồ sơ gồm Biên bản kỷ luật và Quyết định tạm đình chỉ, giám đốc hoặc người được ủy quyền ký Quyết định tạm đình chỉ công việc đối với NLĐ.
Lưu ý: Hết thời hạn tạm đình chỉ công việc, Công ty nhận NLĐ trở lại làm việc (trừ trường hợp đã bị kỷ luật sa thải trước khi thời hạn tạm đình chỉ công việc kết thúc). Trong thời gian tạm đình chỉ công việc, bộ phận nhân sự vẫn tiến hành các bước xử lý kỷ luật lao động theo quy trình này ở khoản 4.2 dưới đây và tiếp theo.
2. Trường hợp phê duyệt là xử lý kỷ luật lao động và yêu cầu thực hiện thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có) (dù có hay không có quyết định tạm đình chỉ công việc thì vẫn thực hiện bước này):
- Trong thời hạn ít nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền phê duyệt Tờ trình đề xuất phương án xử lý kỷ luật lao động, bộ phận nhân sự có trách nhiệm gửi Thông báo tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động qua địa chỉ thư điện tử và gửi chuyển phát nhanh có bảo đảm (trong trường hợp thành phần tham dự không có địa chỉ thư điện tử) đến thành phần tham dự cuộc họp.
- Trong thời hạn tối đa là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, thành phần tham dự cuộc họp phải xác nhận tham dự cuộc họp, trường hợp không tham dự phải thông báo cho bộ phận nhân sự và nêu rõ lý do. Nếu một trong các thành phần tham dự cuộc họp xác nhận không tham dự cuộc họp mà có lý do chính đáng thì bộ phận nhân sự ra Thông báo hoãn cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và ấn định thời gian hợp lý mở lại cuộc họp. Đồng thời, bộ phận nhân sự thực hiện gửi Thông báo tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động vào lần tiếp theo cho các thành phần tham dự cuộc họp.
- Trường hợp một trong các thành phần bắt buộc tham gia phiên họp xử lý kỷ luật lao động(bao gồm: NLĐ, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người bào chữa, người làm chứng (nếu có), cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật trong trường hợp là NLĐ dưới 18 tuổi) không xác nhận tham dự cuộc họp, hoặc nêu lý do không chính đáng, hoặc đã xác nhận tham dự nhưng không đến họp thì vẫn tiến hành tổ chức xử lý kỷ luật lao động.
- Tại các nội dung thông báo theo bước này, nếu NLĐ bị đề nghị xử lý bồi thường thiệt hại thì trong nội dung của các thông báo xử lý kỷ luật lao động phải bao gồm các nội dung thông báo liên quan đến xử lý bồi thường thiệt hại.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày thông báo về việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có), bộ phận nhân sự phải tiến hành thực hiện họp xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có). giám đốc hoặc người được ủy quyền bằng văn bản thực hiện việc chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có). bộ phận nhân sự cử một người làm Thư ký cuộc họp.
Diễn biến cuộc họp:
- Thư ký cuộc họp kiểm tra sự có mặt của thành phần tham dự và ghi lại diễn biến toàn bộ cuộc họp.
- Người chủ trì cuộc họp giới thiệu thành phần tham dự, lý do tổ chức cuộc họp và nội dung cuộc họp.
- NLĐ trình bày bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra (nếu có). Trường hợp không có bản tường trình của NLĐ thì người chủ trì trình bày Biên bản ghi nhận HVVP hoặc Biên bản phát hiện HVVP (ghi rõ lý do không có bản tường trình vào Biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động).
- Người chủ trì trình bày hồ sơ xử lý kỷ luật.
- Người chủ trì cuộc họp trình bày nội dung về việc xử lý kỷ luật lao động(bao gồm việc chứng minh lỗi của NLĐ, xác định HVVP, hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với quy định của Nội quy lao động) và nêu phương án xử lý kỷ luật lao động.
- Người chủ trì cuộc họp trình bày nội dung về việc xử lý bồi thường thiệt hại(bao gồm việc chứng minh lỗi của NLĐ, xác định hành vi gây thiệt hại, hình thức xử lý bồi thường thiệt hại tương ứng với quy định của Nội quy lao động) và nêu phương án xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có).
- Trường hợp cuộc họp có sự tham gia của người làm chứng; người bào chữa; cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của NLĐ là người dưới 18 tuổi thì thực hiện việc lấy ý kiến (nếu có).
- Tiến hành trao đổi, lấy ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- Trường hợp người chủ trì cuộc họp quyết định áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động sa thải đối với NLĐ là cán bộ công đoàn không chuyên trách thì người chủ trì cuộc họp phải thỏa thuận bằng văn bản tại cuộc họp này với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở về việc xử lý kỷ luật lao động NLĐ này. Trong trường hợp không thỏa thuận được, bộ phận nhân sự phải thực hiện Báo cáo về việc xử lý kỷ luật lao động NLĐ là cán bộ công đoàn không chuyên trách với Phòng Văn hóa – Xã hội cấp xã.
- Trường hợp xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ không là cán bộ công đoàn không chuyên trách thì sau khi nghe ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người chủ trì cuộc họp đưa ra quyết định cuối cùng về việc xử lý kỷ luật lao động.
- Và sau khi nghe ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người chủ trì cuộc họp đưa ra quyết định cuối cùng về việc xử lý bồi thường thiệt hại. Thư ký cuộc họp hoàn thành Biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
- Các bên tham gia cuộc họp phải ký vào Biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có) theo mẫu BMKL – 11. Trường hợp một trong các thành viên đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do và được ghi nhận tại biên bản cuộc họp.
- Trường hợp phê duyệt là thực hiện thủ tục thỏa thuận bồi thường thiệt hại(nếu có) (dù có hay không có quyết định tạm đình chỉ công việc thì vẫn thực hiện Bước này):
Trong thời hạn ít nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày giám đốc phê duyệt, bộ phận nhân sự tổ chức cuộc họp thỏa thuận bồi thường thiệt hại với NLĐ:
- Nếu hai bên thống nhất được các nội dung liên quan đến việc bồi thường thiệt hại, thì bộ phận nhân sự ghi nhận ý kiến đã thống nhất vào Biên bản làm việc về việc thỏa thuận bồi thường thiệt hại và tiến hành các công việc tại Bước 6.
- Nếu hai bên không thống nhất được các nội dung liên quan đến việc bồi thường thiệt hại, bộ phận nhân sự phải tiến hành thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại như tại khoản 4.2 Bước này.
Ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động và xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có)
1.Trường hợp áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động sa thải đối với NLĐ là cán bộ công đoàn không chuyên trách:
- Nếu người chủ trì cuộc họp và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thỏa thuận được thì giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền ra Quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
- Nếu không thỏa thuận được thì sau 30 ngày kể từ ngày báo cáo Phòng Văn hóa – Xã hội cấp xã, giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền ban hành Quyết định xử lý kỹ luật lao động.
2. Trường hợp áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động với NLĐ khác khoản 5.1 này, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động:
- Trường hợp xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức khiển trách thì người giao kết hợp đồng lao động với NLĐ hoặc người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động;
- Trường hợp xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, hình thức cách chức, hình thức sa thải thì người giao kết hợp đồng lao động với NLĐ ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động. Đối với các hình thức xử lý kỷ luật lao động nêu trên thì người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ, đề nghị giám đốc ra Quyết định xử lý kỷ luật lao động kể từ ngày kết thúc cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
3. Căn cứ vào kết quả cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có), giám đốc ghi nhận nội dung xử lý bồi thường thiệt hại trong các Quyết định xử lý kỷ luật lao động theo bước này.
Thông báo kết quả và thực hiện
1.Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có), bộ phận nhân sự gửi Quyết định xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có) đến NLĐ; cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của NLĐ là người dưới 18 tuổi; tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày gửi Quyết định xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có) tại khoản 6.1 này, bộ phận nhân sự phối hợp với các bộ phận có liên quan để được hỗ trợ, triển khai và thực hiện theo Quyết định xử lý kỷ luật lao động và bồi thường thiệt hại (nếu có) đã được ban hành.
3. Thực hiện Biên bản làm việc về việc thỏa thuận bồi thường thiệt hại(nếu có): trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ lập Biên bản làm việc về việc thỏa thuận bồi thường thiệt hại, bộ phận nhân sự phối hợp với các BP có liên quan để được hỗ trợ, triển khai và thực hiện theo Biên bản làm việc về việc thỏa thuận bồi thường thiệt hại được hai bên thống nhất.
4. Sau khi thực hiện theo quyết định xử lý kỷ luật lao động và xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có) đã được ban hành hoặc Biên bản làm việc về việc thỏa thuận bồi thường thiệt hại (nếu có), bộ phận nhân sự thực hiện lưu hồ sơ đã xử lý theo quy định tại bảng danh mục biểu mẫu kèm theo Quy trình này và theo quy định văn thư lưu trữ của Công ty.
Trên đây là quy trình chi tiết về xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp mới nhất và chuẩn nhất, được các luật sư của chúng tôi dày công xây dựng để doanh nghiệp tham khảo, áp dụng.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc liên quan đến pháp luật:
HÃNG LUẬT DHP trụ sở chính: Tòa nhà The Manor 2, Số 91 Nguyễn Hữu Cảnh, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
HÃNG LUẬT DHP Văn phòng Hà Nội: Biệt thự VA03A – 9 Villa Hoàng Thành, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội
HÃNG LUẬT DHP Văn phòng Phú Quốc: Số 25 Hùng Vương, P. Dương Đông, TP. Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang
HÃNG LUẬT DHP Văn phòng Miền Tây Nam Bộ: Số 42 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, TP. Bạc Liêu, tỉnh Bạc Liêu.
Hotline: 0868335186
Email: luatdhp@gmail.com
Website: dhplaw.vn
